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Que el teletrabajo no te pille desprevenido

20 herramientas para llevar la oficina a casa

La actual crisis del coronavirus y el estado de alarma decretado como medida de contención de la propagación del virus han obligado a muchas empresas a cambiar su forma de trabajar, al tener que desarrollar su actividad la mayoría de los empleados desde casa. El teletrabajo se ha impuesto de forma abrupta en la economía española (en aquellos sectores en los que es posible, claro está). Pero ¿por qué ha sido así? Seguramente porque la cultura del teletrabajo, más extendida en otros países del norte de Europa, cuenta todavía con muchos recelos entre los empresarios españoles que aún ven en el teletrabajo una amenaza a la productividad. Esta crisis está poniendo de manifiesto lo contrario y, sin duda, supondrá un antes y un después en este sentido.

El sector de la publicidad, sin embargo, lleva años adaptándose a estas modificaciones y por eso, en estos momentos, es uno de los que menos acusa este giro en la forma de trabajar y que mejor está asumiendo el cambio.

En Newrona Comunicación el teletrabajo lleva años implantado como una opción para favorecer la conciliación de todos los miembros del equipo y, por eso, contamos con las herramientas necesarias para que el flujo de trabajo y, por supuesto, la productividad, sigan siendo los mismos. Esto ha permitido, además, contar con una red de colaboradores externos que pueden, según las necesidades de trabajo de cada momento, unirse al equipo.

Estas son algunas de las herramientas y aplicaciones telemáticas que nos permiten trabajar desde casa y comunicarnos entre nosotros, así como con nuestros clientes, de una forma fluida.

Trello: para nosotros es nuestro gerente virtual. Una fantástica aplicación de organización y administración de tareas que funciona a modo de tablero de “post it”, que permite distribuir el trabajo de cada departamento y cada persona de forma clara y muy intuitiva. Dispone de versión gratuita y app para el móvil, con avisos y notificaciones en tiempo real. Repositorio de documentos y mensajería instantánea. Una aplicación de gran utilidad. Un consejo: empieza a usarla sin prejuicios ni falsas creencias sobre una supuesta pérdida de tiempo, ni desde luego supone duplicar esfuerzos; al principio puede costar unos días hacerse con ella, pero después se convertirá en imprescindible.

En este sentido existe otra alternativa con Microsoft Teams, una oficina en la nube, un área de trabajo donde planificar las tareas y con posibilidad de videoconferencias, chat grupal y notas. Permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.

Google también dispone de numerosas aplicaciones para favorecer el teletrabajo en línea de las empresas, gratuitas, editables y accesibles para la mayoría. Desde Google Drive, el disco duro virtual, hasta Google Docs, el hermano gemelo del Word de Microsoft, que permite que editar online textos entre varias personas a la vez y en tiempo real, ahorrando trasiego de documentos por correo. También destaca Google Sheets, equivalente al excell, o Google Slides, similar al PowerPoint. Pero nos detenemos en Google Keep: súper recomendable a nivel individual, proponte reducir el tiempo dedicado a leer noticias falsas y bulos y bájate la aplicación de notas de Google. Podrás compartirlas y organizarlas en tableros con etiquetas por colores. Una forma rápida de guardar ideas, inspiración, etc. Google Keep, además de ser sencillísima de utilizar, permite escanear textos y pasarlos a notas editables, convertir notas de audio y activar recordatorios.

Zoom: es la heredera de Skype, que, aunque todavía cuenta con gran prestigio entre las empresas, empieza a perder cuota de mercado. Zoom ha perfeccionado el concepto de videoconferencia y reuniones, con mejoras continuas y una versión gratuita bastante decente. Muy utilizada para webinars.  Hangouts y I Meet son otras opciones que cuentan con ventajas similares a Zoom.

Web.Whatsapp: sí, puede parecer obvio, pero las ventajas de tener la aplicación móvil de mensajería más utilizada del mundo en el ordenador son infinitas, precisamente porque todo o casi todo el mundo (aún los hay de Telegram…) la tiene y saber utilizarla. Permite enviar documentos de todo tipo (imágenes, audios, vídeos, words, pdfs… etc.), esto resulta muy práctico para compartir información de forma ágil con clientes y otros compañeros de trabajo. Y es de gran utilidad para community managers. Llamadas, videollamadas, multillamadas y es gratis. Sin embargo, ojo, porque también es una fuente importante de distracciones, sobre todo en un momento como el actual, en el que el flujo de archivos compartidos es tan descomunal.

Hootsuite: un must para los community manager que, con esta plataforma, pueden gestionar desde un mismo lugar todos los perfiles de redes sociales, programar, organizar y planificar. La versión gratuita es bastante pobre, por eso te recomendamos invertir en alguna de las versiones de pago. Intuitivo y cada vez con menos fallos. El día que permita programar stories el sector lo agradecerá.

We transfer o You send it, son de gran ayuda a la hora de compartir archivos de gran tamaño y no abusar de la capacidad de almacenamiento de los correos electrónicos, algunos como Myairbridge permiten hasta 20GB.

Escritorio remoto de Chrome: un complemento que se instala en el navegador de Google Chrome y permite acceder o tomar el control de otros ordenadores o que otro usuario acceda a tu ordenador de forma segura a través de Internet. TeamViewer es una alternativa de mejor calidad, pero de pago para empresas.

Además de todas estas herramientas, contar con un servidor NAS propio es también algo muy recomendable y en lo que conviene invertir. Independiza de las plataformas externas y es el lugar en el que pueden los colaboradores trabajar y utilizar material propio.

Online Stopwatch: un cronómetro para asignar tiempos a tareas concretas. Sirve para organizarse el trabajo en bloques. Su cuenta atrás de verdad que motiva, y mucho; y evitará despistes y distracciones innecesarias. Combinada con otras aplicaciones de bloqueo de recomendaciones como Remove Recommendation, es la salvación de los procrastinadores.

Como ves hemos querido mostrar herramientas de uso sencillo y que no precisen de formación, intuitivas y la mayoría gratuitas. Gracias a ellas en Newrona el teletrabajo no solo es factible, sino que da excelentes resultados.

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Crónicas Romanas

Cartagena Puerto de Culturas vuelve a confiar en Newrona Comunicación para el diseño y producción de la campaña de la nueva edición del programa ‘Museos y Diversión’.

Se trata de un atractivo programa de actividades culturales y de ocio dirigidas al publico familiar, que busca atraer a los museos y centros de interpretación de Cartagena Puerto de Culturas público de todas las edades. En esta edición, el humor y la parodia eran los denominadores comunes a todas las actividades, por lo que la imagen de la campaña debía ir en esa línea.

Era necesario cambiar el registro habitual de seriedad y solemnidad que hasta el momento envolvía la forma de comunicar y promocionar las actividades de Cartagena Puerto de Culturas. En definitiva, vender ocio, historia y arqueología de forma divertida. Pero esto no era la primera vez que se hacía, el cine y la televisión están plagados de referentes de este tipo y en ellos nos apoyamos: La Vida de Brian, Astérix, Tadeo Jones o Mortadelo y Filemón, entre otros.

Tras varias sesiones de fotos con de los actores que realizarían las rutas y visitas teatralizada y un meticuloso trabajo de retoque, logramos la imagen principal de campaña de ‘Crónicas romanas’, una imagen llena de frescura y guiños a esos referentes cinematográficos, televisivos y de cómic que nos inspiraron.